Et virtuelt kontor lyder måske som et sted, hvor du arbejder på nettet. I praksis er det en fysisk firmaadresse med tilknyttede tjenester. Din virksomhed kan have en fast adresse udadtil, mens du selv arbejder hjemmefra, hos kunder eller andre steder.
Men hvad får du med i aftalen? Det er især værd at skelne mellem tre ting: retten til at bruge adressen, håndtering af post og adgang til fysiske lokaler.
En firmaadresse uden et fast kontor
Kernen i et virtuelt kontor er en adresse, som din virksomhed får lov til at bruge efter aftale med udbyderen. Den kan stå på virksomhedens hjemmeside, tilbud og fakturaer. Hvis aftalen og virksomhedens forhold giver mulighed for det, kan adressen også bruges ved CVR-registrering.
Det er en praktisk løsning for eksempelvis en konsulent, der arbejder hos kunderne, eller en iværksætter, som driver virksomheden hjemmefra, men ønsker en særskilt firmaadresse.
En virtuel kontoradresse betyder dog ikke, at du lejer et bestemt skrivebord eller har ret til at møde op og arbejde på adressen hver dag. Det kræver en særskilt aftale, hvis du også har brug for en arbejdsplads.
Hvad sker der med virksomhedens post?
Posthåndtering er den del af et virtuelt kontor, du sandsynligvis mærker mest i hverdagen. Når et brev kommer til adressen, tager udbyderen imod det. Hvad der sker bagefter, afhænger af den løsning, du har valgt.
Du kan typisk få besked om ny post og vælge mellem at få et brev scannet, afhente det eller få det sendt videre. Nogle udbydere modtager også pakker. Her bør du undersøge, om der er et gebyr pr. pakke, og om porto kommer oveni ved videresendelse.
Se især på hvor ofte posten bliver behandlet. Hvis din virksomhed jævnligt får breve, du skal reagere hurtigt på, kan en billig løsning med sjælden behandling blive upraktisk. Får du næsten aldrig fysisk post, har du måske ikke behov for samme serviceniveau.
Kan du bruge mødelokaler og arbejdspladser?
Nogle udbydere af virtuelle kontorer har også mødelokaler eller arbejdspladser. Det kan være nyttigt, hvis du indimellem skal mødes med en kunde eller have en dag væk fra hjemmekontoret.
Men adgang til lokaler følger ikke automatisk med en firmaadresse. Undersøg, om lokalerne er tilgængelige, om de skal bookes særskilt, og hvad det koster. Har din virksomhed behov for daglige kundebesøg, lager eller en fast arbejdsplads, skal du sikre dig, at adresseløsningen faktisk dækker det behov.
Hvad skal du sammenligne før du vælger?
Start med at skrive ned, hvad virksomheden skal bruge adressen til. Skal den registreres i CVR? Hvor ofte forventer du breve og pakker? Har du brug for scanning, afhentning eller videresendelse?
Læs derefter aftalens vilkår for post, ekstra gebyrer og opsigelse. To virtuelle kontorer med samme månedspris kan koste forskelligt i praksis, hvis du bruger postservicen meget.
Hos Flexum Coworking kan virksomheder få et virtuelt kontor med firmaadresse og posthåndtering
på Lyngbyvej 83A i København Ø. På servicesiden kan du se de aktuelle løsninger og vælge efter, hvor meget postservice din virksomhed har brug for.
Et godt virtuelt kontor skal først og fremmest løse en konkret opgave for virksomheden. Vælg derfor adresse og postservice efter din arbejdsdag – og undersøg fysiske lokaler særskilt, hvis du også får brug for dem.
